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索赔提出在项目实施过程中发生索赔事件后,或者承包商发现索赔机会,首先提出索赔意向,即在合同规定的时间内,及时通知发包人或工程师索赔意向通知,向对方表明索赔意愿,要求或声明保留索赔权利,这是索赔工作程序的第一步。承包人向发包人的索赔应当在索赔事件发生后,按照合同约定的时间向发包人提交索赔通知,持证明索赔事件发生的有效证据和合法理由,发包人应当按照合同约定的时间回复和确认承包人提出的索赔。根据招标文件和合同要求的有关规定提出索赔意向书,意向书应包括索赔桩号(结构物名称)、索赔理由和依据、事件起始日期和估算损失,无需附有详细的计算数据和证明。这样监理工程师就可以通过意向书大致了解整个事件的原因、地点和索赔方向。索赔材料的准备在索赔材料的准备阶段,主要工作有:跟踪调查发生的事件,掌握事件的详细过程;分析事件原因,明确各方责任,确定索赔依据;损失和损害的调查、分析和计算,明确各方责任,确定工期索赔和费用索赔值;收集证据,获得充分有效的证据;起草索赔文件。提交索赔文件的一方应当在合同规定的期限内向对方提交正式的书面索赔文件,包括总结部分、论证部分、索赔计算部分和证据部分。索赔文件的审核对于承包人向发包人的索赔请求,索赔文件应首先提交工程师审核。根据发包人的授权和委托,工程师对承包人索赔的审核主要分为判断索赔事件是否成立索赔计算是否正确合理,并在授权范围内做出初步判断,初步确定赔偿金额,或要求补充证据,或要求修改索赔报告,并向发包人提交索赔的初步处理意见。对于工程师的处理意见,发包人需要进行审查和批准,然后工程师才能签发相关证书。发包人或承包人可能不接受协商对工程师初步处理的意见,或者其中一方不接受。三方可以协商解决索赔,达成一致意见。协商不能达成一致意见的,发包人或承包人可以根据合同选择仲裁或诉讼解决。
关于工程索赔程序的话题,合同当事人向对方提出索赔时,不仅要有正当的理由和有效的证据,还要遵守约定的索赔程序。以承包商的索赔为例:首先,承包商申请索赔。索赔事件发生后28天内,向工程师发出索赔意向通知。其次,发出索赔意向通知后28天内,向工程师提出补偿经济损失和(或)延长工期的索赔报告及有关资料。第三步,工程师审核承包人的索赔申请。工程师收到承包人提交的索赔报告及相关资料后,应在28天内回复,或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。如果工程师在28天内未能回复或对承包商提出进一步要求,则视为该索赔已得到认可。第四步,当索赔事件继续进行时,承包人应分阶段向工程师发出索赔意向,并在索赔事件结束后28天内向工程师提供相关资料和最终索赔报告。第五步,工程师与承包商谈判达不成共识,工程师有权确定合理的单价或价格作为最终处理意见,然后提交业主并相应通知承包商。第六步,发包人审批工程师的索赔处理证明。最后一步是承包商是否接受最终的索赔决定。当然,如果承包人未能按照合同履行义务,或者发生错误给发包人造成损失,发包人也可以按照上述期限向承包人提出索赔。
我国《建设工程施工合同(示范文本)》规定的工程索赔程序如下: (1)索赔事件发生后28d内,向监理工程师发出索赔意向通知。 (2)发出索赔意向通知后的28d内,向监理工程师提交补偿经济损失和(或)延长工期的索赔报告及有关资料。 (3)监理工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后,于28d内给予答复。 (4)监理工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后,28d内未予答复或未对承包人作进一步要求,视为该项索赔已经认可。 (5)当该索赔事件持续进行时,承包人应当阶段性向监理工程师发出索赔意向通知。在索赔事件终了后28d内,向监理工程师提供索赔的有关资料和最终索赔报告。
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