采购人或者采购代理机构应当在采购活动结束后及时退还供应商的保证金，但因供应商自身原因导致无法及时退还的除外。未成交供应商的保证金应当在成交通知书发出后5个工作日内退还，成交供应商的保证金应当在采购合同签订后5个工作日内退还。有下列情形之一的，保证金不予退还：(一)供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的;(二)供应商在响应文件中提供虚假材料的;(三)除因不可抗力或谈判文件、询价通知书认可的情形以外，成交供应商不与采购人签订合同的;(四)供应商与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;(五)采购文件规定的其他情形。
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依据我国相关法律的规定，政府采购人进行采购活动时，会产生非常多文件的，采购人要对文件进行保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。依据我国相关法律的规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目的文件要妥善保存，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
一般情况下，是承包方完成合同相关事项后就可以退还。但如果单位要求有保养或维修保证金部分的话，那么退还的时间应该在办理完保养或维修保证金后。
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