当事人双方在去有关部门办理房屋租赁合同登记备案手续时，其中一项所需文件要求当事人的合法证件，对于出租人和承租人来说，各自要求的证件是不同的： 1、出租人的有关证件：房地产权证或房屋所有证件和土地使用证；如果是向外来流动人员出租的，应另外附公安部门发放的房屋租赁治安许可证；出租人的个人身份证明或企业、其他组织的登记注册证明；共有房屋出租的，还应提交其他共有人同意出租的证明或委托书；代理出租的，应具有房屋所有权人委托代理出租的证明。 2、承租人的有关证件：承租人的个人身份证明或企业、其他组织的登记注册证明；上述应提交的个人身份证明或企业、其他组织的登记注册证明中，居住在国外的中国公民还应提交有效的中华人民共和国护照；香港、澳门的，还应提交港、澳居民往来内地通行证；台湾的，还应提交台湾居民来往大陆通行证。境外企业、其他组织的，提交经公证或认证的设立证明。
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房屋租赁合同办理备案需要租赁双方持身份证明、房地产交易合同登记申请表、房屋所有权证或者其他合法权属证明、房屋租赁合同等到房屋租赁管理办公室登记；租赁工作人员审查监证后予以签署初审意见；进行二交审查，签署二审意见；交纳规定税费，发放《房屋租赁登记证》。
租赁房屋合同备案的办理流程： 一、房屋租赁当事人在租赁合同签订后的30日内分别到区、县房地产交易管理部门办理租赁登记，并提验有关证件材料。 二、房地产交易管理部门受理后，在《租赁登记表》上提出审核意见。 三、符合规定的，房地产交易管理部门自受理房屋租赁登记申请之日起的5日内核发《房屋租赁证》。
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