采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。采购活动记录至少应当包括下列内容：(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式，采用该方式的原因及相关说明材料;(四)选择参加采购活动的供应商的方式及原因;(五)评定成交的标准及确定成交供应商的原因;(六)终止采购活动的，终止的原因。
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采购合同的主要内容包括： 1、采购双方的身份信息； 2、采购物品的名称、数量、价格； 3、物品的交付及验收方式，以及相应的质保内容； 4、违约条款和解决争议的方法。
采购合同主要包括的内容如下： 1、采购物品的基本情况； 2、出卖人与买受人的姓名或者名称及住所； 3、价款及其支付方式和期限； 4、检验标准； 5、合同履行期限等当事人约定的内容。
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