在申请专利合同备案时，当事人应当依据合同条款，填写专利合同备案申请表并签字盖章。应当提交： 1、备案申请表； 2、合同副本； 3、专利证书或者专利申请受理通知书复印件； 4、让与人身份证明； 5、其他文件。当事人提交的各种文件需要一式两份，文件内容应当使用中文，用A4纸单面打印。如果提交的文件是外文的，当事人在指定的期限内附送中文译文；期满未附送的，则会被视为未提交。当申请备案的专利权已经终止、或被宣告无效、驳回、撤回、视为撤回的；以及专利合同期限超过专利权有效期的，将不予备案。 有共同专利权人或共同申请人的专利，如果是其中一方擅自与他人签订的专利合同；或者同一专利合同重复申请备案的，也都将不予备案。
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专利法许可使用合同备案流程，依据专利实施许可合同备案办法的规定，对专利许可合同进行备案的，申请人应该向国家知识产权局提出申请，并且提交相应的材料。
需要准备的资料有：1.专利实施许可合同备案申请表；2.专利实施许可合同；3.许可方、被许可方的身份证明；4.许可方、被许可方共同委托代理人办理相关手续的委托书。
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