审查部门负责整理审查行政许可过程中部门内部留存的文件，包括申请材料、补正申请材料、内部会议讨论纪要、申请人书面回复意见、与申请人的会谈记录、专家评审会议记录、核查报告等，并移送受理部门。受理部门负责整理由其送达的行政许可文件的原件或者复印件、有关行政许可登记表、工作单等，并负责接收经审查部门整理的文件。受理部门应当定期向中国证监会档案管理部门移交整理后的全部档案材料，由档案管理部门予以保管。
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行政许可有效期20年以上的保管期限为永久，其他行政许可档案的保管期限为定期（10年、30年），或以申请单位许可证件的有效期为准。一般许可证有效期届满失效之日起或单位自行申请注销之日起满2年后可不再保存。
行政处罚会录入档案，而且不但会进入个人档案，单位的档案也会记录，行政处罚是指行政主体依照法定职权和程序对违反行政法规范，尚未构成犯罪的相对人给予行政制裁的具体行政行为。依据《行政处罚法》的规定，行政机关作出行政处罚决定后，会将处罚相关信息进行记录，并且会计入计算机系统保存。
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