据我所知:
1、合同标准文本的编制
1)根据合约规划,经营部负责编制各类合同标准模板,经营部组织各经办部门核实职责范围内的合同标准文本。合同经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业有限公司合同评审会签表》,交审计部、法务部和财务部会签,分管副总审核,执行董事审批,总经理审批。
2)经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订,修订完成的合同标准文本由相应部门分管副总裁审批。
3)批准后的合同标准文本由经营部保留正本并公布使用。
4)根据
合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论,应持续及时修改合同标准文本,合同标准文本修改同编制程序。
2、合同拟定及签署
1)合同拟定及洽谈
a)同除即时结清者外,应当采用书面形式。
b)合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。合同经办部门拟定合同文本(包括电子版),已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。采用合同标准文本的,经双方协商,可对标准条款进行修改,也可增加补充条款。
c)政府有关部门有强制性规定,可采用政府有关部门要求的合同文本。
d)公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
e)合同所有条款都必须具体、明确、完整,用词准确,责任清晰,不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真,不得随意涂改。
f)当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后,合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。对方
委托代理人签订合同的,经办人必须要求对方代理人出具有对方
法定代表人签字并盖公章的书面
授权委托书,同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。
g)重大的或涉外的合同谈判,应由法务人员和经济、技术等专业人员参加。重大合同是指:
(1)法律关系复杂的合同,或
(2)其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同;或
(3)公司对外签订的标的额在500万元以上的合同。
h)合同经办部门在合同洽谈前,需就以下谈判准备事项进行安排:
①确定谈判的目标;
②确定必要时可作出的让步;
③确定我方及对方的实际需求(或目标)和强制(或约束)条件;
④准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序;
⑤确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。
2)合同审批
a)与合作方洽谈一致后,合同经办部门按照《合同会签表》的要求,将草拟好的合同分别报相关部门审核,各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面,经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本,各审核部门根据最终的合同文本在《合同会签表》上签署意见;
b)审核部门可根据需要,要求合同经办部门提供与合同有关的补充证明材料,承办人应予以配合。如审核部门对
合同主要内容提出修改意见,合同经办部门需重新组织与供方的洽商,必要时各意见提出部门均应参加洽商,双方取得一致后再对合同文本进行修改。