调档函，一般是给没有在本校的学生，或者是外地报考本校的学生的一个调档的证明，只要学生档案所在地的工作人员看到后，就可以依据调档函的地址把学生的档案寄送到研究生院校。而本校生的档案，本身就在本校，是不用进行调档函的发放的。

考研的应届生哪些情况要用到调档函：

一、保留在学校

若是在毕业前参加考试的话，档案是不用管的，直接在学校报名考试，如果你成功考上了研究生，那档案问题就很简单了。这时候你只需要遵循考研学校的安排就可以了。一般情况是，目标院校会给开具调档函。之后你再拿着这份调档函上交到本科院校，填写一些相关材料。然后就等本科院校邮寄到录取院校就可以啦，具体操作不需要你操心。

二、挂靠人才市场

若是已经毕业了，且又没有找工作，那么可以把档案挂靠在当地的人才市场。一般情况下，只需要带自己的档案到人才市场进行办理就可以。国家早在2015年就已经取消档案管理费了，所以这也是不用花费的，只是手续相对复杂点。

三、办理暂缓就业

你要去问一下你毕业的学校是否可以申请暂缓就业，如果你毕业的院校可以申请暂缓就业，毕业之后就可以将档案暂时存放学校（一般是两年）。两年之内考上研究生以后，再回校办理档案转移。这种情况就可以保留你应届毕业生的身份，但是要注意不要超过两年。另外有很多学校可能不会让你办理暂缓就业，因为会影响到学校的就业率。

四、把档案放回原籍

若是没有按以上的三种方式保管档案，那么按照规定你的档案会被直接打回原籍，放在原籍也是可以的，不影响你考研，当考研成功后，再从原籍调档出来也是可以的。