如果你是刚刚创业,或是中小企业老板,不想花费太多金钱雇用一个会计师,就需要学习这个系统,自行管理自已的财务.如果你不懂得会计,这篇文章和这个程式一定可以帮助你,使你在很短时间内,为你自己公司完成资产负债表和损益表,加深你对财务的认识.就算你是一个普通的雇员,这个系统也是非常值得学习,你也可以为自己或家庭做一个简单资产负债表和损益表,管理自己的财务,你也可以阅读如何制作个人财务报表一篇文章.

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当你首次执行这个系统时,第一个视窗是这个系统的主视窗,显示出这系统的主要功能,这篇文章会把每一个功详细解释,所有你只要跟随着这里每一个步骤学习,很快就学懂如何使用这系统.

第一步,按[科目表设定]钮制.

这里设定你公司的所有会计帐户,总共分为八个大科目:

(1)资产:公司所有的资产,通常再分为固定资产和流动资产,固定资产是一些较不容易转化为现金的资产,例如办公室设备,流动资产是一些一年内可以转化为现金的资产,如银行户口或存货.

(2)负债:公司需要偿还的债项,一年以上的债项叫长期负债,其他都是流动负债.

(3)股本:公司所有的投资金额和损益.

这叁个科目就结合成资产负债表.

(4)收入:公司营业内的收入.

(5)成本:公司经营所需要的直接成本.

营业毛利=收入-成本

(6)支出:公司营业费用.

营业利益或损失=营业毛利-支出

(7)其他收入:营业外收入,公司经营以外活动所赚的收入,例如利息收入.

(8)其他支出:营业外支出

净损益=营业利益或损失其他收入-其他支出

(4)至(8)科目结合成损益表.

明白这八个科目,使你更容易明白资产负债表和损益表.没有任何记帐的时候,你可以任意设定这些帐户,但每个帐户的帐户编号必须由科目的数字开始,例如资产帐户的编号必须是由1开始,没有二个帐户编号是相同.

虽然这个系统没有限制你设定帐户的层数,但建议你最好设定在四层以内,数字也接着,例如:

1000资产--->1100固定资产--->1110办公设备--->1111办公室设备成本

你可以根据你公司的业务更改这些帐户和层数,例如要在固定资产加入一个子帐户,可以先用滑鼠选择固定资产,然後按[加入帐户]钮制,输入子帐户资料,就可以在固定资产下加多一层子帐户.

当完成所有帐户後,你可以按[储存]储存更改,然後返回主视窗.

第二步就是输入一些日记帐,记录你公司的所有交易.在主目录按[建立日记帐]钮制,开始你公司的第一个交易.

如果你是旧公司,你可以拿你公司的资产负债表,建立一个日记帐来设定公司各帐户的结馀.

例如你公司刚成立,也为公司开设一个银行户口,你第一个交易就是把所有股东的股资金额存放到这银行户口,当你按[建立日记帐]钮後,一个视窗就会显示,在视窗的上部份你可以看到八个科目,你的银行户口是在资产的一页,你可以用滑鼠连续按银行储蓄两下,这个银行帐户就会自动加入日记帐里,然後你输入形容,按[Enter]键,在借项栏里输入存款的金额,按[Enter]键,游标就会跳到下一个记帐,这时你可以在股本页里,用滑鼠连续按这在投资金额帐户两下,在贷项栏输入相对的金额,令总借项和总贷项金额相等,就可以按[储存]钮制储存这个交易,例如:

总帐编号:1备注:首次投资

帐户编号帐户名称形容借项贷项

1221银行储蓄100,000

3210投资金额100,000

借项(Debit)和贷项(Credit)是会计基本的知识,如果把借项金额填写在资产,成本或支出的科目会提高这些科目的值,填写在负债,股本或收入的科目会减少这些科目的值.把贷项金额填写在这些科目会有相反的效果,例如把贷项金额填写在负债会提高负债的值.对每项交易,你可以想一想这个交易会提高或减少填写科目的值,然後填写在借项或贷项,每项交易一定会有借货两项,而且两项的总值一定要相等才可以储存.

例如以上的记帐,你银行储蓄帐户就提高100,000结馀,相对地,投资金额帐户也会提高100,000结馀.下一个交易就是为你公司购买设备,你可以用以上方式按科目页里的帐户,但当你熟习这个系统之後,可以在帐户编号栏直接输入帐户编号,当你输入第一个数字,科目页也会自动跳到相对的一页,令你更容易输入这个帐户编号,然後按[Enter]键输入以下资料:

总帐编号:2备注:购买设备

帐户编号帐户名称形容借项贷项

1221银行储蓄80,000

1222银行支票80,000

1222银行支票20,000

1111办公室设备成本20,000

以上示把两个交易记录在一个日记帐里,首先在银行储蓄(减少)转帐80,000到银行支票(提高),然後开20,000支票购买办公室设备.以下一个交易记录你购买一些存货:

总帐编号:3备注:购买存货

帐户编号帐户名称形容借项贷项

1222银行支票40,000

1240存货40,000

当你把货品销售後,就会有成本和收入,如下:

总帐编号:4备注:销售货品

帐户编号帐户名称形容借项贷项

1240存货30,000

5100货品成本30,000

4100销售收入45,000

1222银行支票45,000

月尾要交租了,有以下交易:

总帐编号:5备注:交租

帐户编号帐户名称形容借项贷项

1222银行支票10,000

6100租金10,000

当你完成以上所有交易,你可以返回主视窗,查看资产负债表和损益表,

损益表:

项目帐户编号帐户名称总额

收入4100销售收入45,000

成本5100货品成本30,000

毛利15,000

支出6100租金10,000

营业利益或损失5,000

净损益5,000

资产负债表:

项目帐户编号帐户名称总额

资产1111办公室设备成本20,000

1221银行储蓄20,000

1222银行支票55,000

1240存货10,000

资产总额105,000

负债总额0

净资产资产总额-负债总额105,000

股本3210投资金额100,000

损益5000

股本总额105,000

注:净资产=股本总额