1.购买方未付货款并且未作账务处理的，购买方须将原增值税专用发票第二联(发票联)和第三联(税款抵扣联)及产品(商品)销货单主动退还给我方，我方则应视不同情况作下述处理：

(1)我方在会计上未入账时，应将所有专用发票联次注明作废，并将发票联和抵扣联粘贴于存根联后面。

(2)我方已入账时，开具一张相同金额的红字(负数)发票，将记账联撕下入账，作为冲减当期销售收入和销项税额的依据，将退回的蓝字发票联和抵扣税粘于红字(负数)发票的发票联后，并注明蓝字发票记账联的原有凭证号，便于备查。

另一种情况，产品(商品)销售单价发生了变化，例如我方与买方商量一致同意将上月发出产品价格调高或调低(当上月已按原价开票，并已作账务处理和报税)，购买方应将上月开的发票联和抵扣联退回后，我方本月重新按现价开一张蓝字发票，将新开的蓝字发票联和抵扣联撕下，邮寄给买方，记账联在本月补记上月少记(冲回多记)的账款，将变更后的合同或协议附于其后。并注明上月原记账联的出处(凭证号)。退回的蓝字发票联和抵扣联粘贴于本月重开蓝字发票存根联后。未收到购买方退还的专用发票前，我方不得扣减当期销售收入和销项税额。

2.购买方已付货款或者货款未付但已作账务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况：

购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单，递交我方，作为我方开具红字(负数)专用发票的合法依据。我方在未收到证明单以前，不得开具红字(负数)专用发票;收到证据单后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字(负数)专用发票。红字(负数)专用发票的存根联、记账联作为我方扣减当期销售收入和销项税额的凭证，其发票联、税款抵扣联作为购买方扣减库存商品和进项税额的凭证。

【例】我公司销售一批货物给乙公司(两公司均属于一般纳税人)，并开具增值税专用发票，注明(货款)金额20万元，税额3.4万元，该批货物成本为15万元，乙公司收到货物、发票及产品(商品)销售单后，经有关化验部门化验该批货时，发现货物存在质量问题，要求全部退货，经协商我公司同意。如果此时乙公司(购货方)未付款，并且未作账务处理，则须主动将发票联和税款抵扣联退还我公司，我公司应根据不同情况区别处理：

(1)若我公司未入账，应将该发票所有联次注明作废，并将发票联和抵扣联粘贴于存根联后面。(2)若我公司已入账并做如下会计分录：

借：应收账款——乙公司234000

贷：主营业务收入200000

应交税费——应交增值税(销项税)34000

则应按以下方法调整：

①另开具一张相同金额的红字发票，将红字发票记账联撕下入账，冲减当期销售收入和销项税额，做会计分录：借：应收账款——乙公司234000(红字

贷：主营业务收入200000(红字)

应交税费——应交增值税(销项税金)34000(红字)

②将退回的蓝字发票联和抵扣联贴于红字发票联后，并在上面注明蓝字发票记账联所在记账凭证编号。

在上例中，如果乙公司收到发票和货物时，已付款或本付款但已入账(会计分录略)，在退货时，乙公司收到的发票联及抵扣联无法退还我公司，乙公司应到其主管税务机关开具《进货退出或索取折让证明单》，将其“证明联”送邮我公司作为开具红字专用发票的依据。

(a)我方在收到《证明单》后，应根据退回货物的数量、价款开出红字专用发票，并做账务处理，分录为：

借：银行存款(或应收账款——乙公司)234000(红字)

贷：主营业务收入200000(红字)

应交税费——应交增值税(销项税金)34000(红字)

我方收到退回的货物后，应作冲减销售成本的账务处理：

借：主营业务成本150000(红字)

贷：库存商品150000(红字)

(b)购买方(乙方)在退还对方红字发票和退货后，也调整相应的会计处理：

借：库存商品(原材料)200000(红字)

应交税费——应交增值税(进项税)34000(红字)

贷：银行存款(或应付账款——甲公司)234000(红字)